湖南省流動人員人事檔案
紙質檔案整理業務工作標準
湖南省公共就業人才服務中心
2015·6
目 錄
一、項目依據................................................................................. 1
二、適用范圍................................................................................. 1
三、基本術語................................................................................. 1
四、檔案鑒別技術要求............................................................... 1
五、材料分類技術要求............................................................... 2
六、排序編號技術要求............................................................... 3
七、祛釘修整加工技術要求...................................................... 4
八、著錄技術要求........................................................................ 4
九、整理現場管理要求............................................................... 5
十、整理驗收技術要求............................................................... 6
一、項目依據
參照《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔2009〕12號)等規定。
二、適用范圍
湖南省政府人力資源社會保障部門所屬公共就業和人才服務機構，包括：湖南省公共就業人才服務中心、各市州、縣（市、區）公共就業和人才服務機構；經政府人力資源社會保障部門授權的其他機構。
三、基本術語
(一)檔案整理：參照《干部檔案整理工作細則》將收集起來的每個流動人員的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、祛釘修整、編目，并形成真實、條理、精煉、實用的案卷。
(二)著錄：根據檔案材料的類別和排列順序，編寫錄入檔案材料目錄的過程。
四、檔案鑒別技術要求
(一)干部人事檔案是以個人為單位集中保管的文件材料，每份材料均應屬該檔案主體的材料及應歸入干部人事檔案的內容。
(二)發現有同名異人、張冠李戴的，應在材料右上角用鉛筆注明“誤入(檔案編號、姓名)檔案中”，如誤入材料對應的檔案也在本單位，將材料裝入對應檔案中，如不在，則登記造冊，分別移交相應管理單位。
(三)經鑒別歸檔的人事檔案的材料應符合收集歸檔要求，不屬于歸檔范圍但具有一定參考價值的材料，統一裝入“參考材料”袋。
五、材料分類技術要求
(一)先按《干部檔案整理工作細則》分類標準將所有檔案材料進行分類。
(二)再對第四類和第九類材料進行二級分類。第四類材料二級分類為(1)學歷學位材料，(2)職業(任職)資格考試材料和評(聘)專業技術(職務)材料，(3)反映個人科研學術水平的材料，(4)培訓材料；第九類材料二級分類為：(1)工資情況材料，(2)任免材料，(3)出國、出境材料，(4)參加會議的代表登記表等其他材料。
(三)對內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途來確定類別。如以自傳為主的履歷或簡歷材表歸第二類，學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第四類，干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類，湖南省流動人員登記表為第九類。
(四)屬于歸檔范圍的重復材料，在材料右上角注明“重’’的字樣，統一放入“參考材料’’袋中。
六、排序編號技術要求
(一)材料排列應按大類、二級分類和材料形成時間或材料之間的內在聯系進行排序，其中第一、二、三、四、七、九類按時間先后依次排序，第五、八類先按時間先后順序依次排列每一個問題，然后再對一個問題內的材料進行排列，依次為：上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告、證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類先按時間先后順序依次排列團員、黨員材料，然后將入團志愿書排列在團員其他材料之前，將入黨志愿書排列在黨員其他材料之前；第十類先按材料類型再按時間順序依次排列就業通知書、體檢表、婚育材料、工傷失業材料以及其他可供參考的有價值的材料等。
(二)每個類別中的材料排序后，應用鉛筆在每份材料首頁的右上角編寫類號和順序號。
(三)在每頁材料右上角按卷逐頁編寫頁數，除《體格檢查表》所附心電圖不編頁外，其他有圖文的頁面每面計為一頁，有封面的材料從封面開始計算，頁碼不得出現錯頁、漏頁、頁次顛倒等現象。
(四)類別號、順序號、頁數統一用2B鉛筆書寫，要求字跡工整，大小以宋體四號為宜。
七、祛釘修整加工技術要求
(一)每份材料上的曲別針、大頭針及有銹跡的釘書針等金屬裝訂物必須拆除，拆除裝訂物時不得損壞原始材料。
(二)每份材料必須保證各自獨立，嚴禁將多份(頁)材料以縫紉、裱糊等形成粘連在一起，也不允許將單份材料人為拆分。
(三)紙張折皺不平的材料應進行壓平。
(四)紙張破損的材料應進行修裱，修裱托紙與原
載體粘結牢實，但不得影響材料翻閱。
(五)修裱件應舒展平整，無皺紋，無起泡，拼對裂縫應準確無誤，無變形走樣、無損壞原載體和字跡。
八、著錄技術要求
(一)每份材料編寫錄入一條目錄，復件與原件應視為一份材料，附件與正文應視為一份材料。
(二)著錄項目：序號、材料名稱、材料形成時間、材料頁數，每份材料著錄一條檔案目錄。
(三)序號：每份材料序號用阿拉伯數字表示順序號，每類從“1’’開始。
(四)材料名稱：應根據材料題目填寫或縮寫，字數一般不超過20個漢字，證明材料名稱應擬為：xxx的證明材料，關于其父xxx的情況證明。
(五)材料形成時間：填寫材料的落款或生效時間，如遇沒有時間的則應根據前后材料的時間和其形成階段進行推算。
(六)頁數填寫：材料的頁數，凡有圖文的頁面，每面計為1頁，有封面的材料從封面開始計算，A3頁面材料為一個整體版面的計為一頁不能拆分。
九、整理現場管理要求
(一)遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關規定，保守干部人事檔案秘密，確保檔案安全。
(二)凡需整理的檔案，應嚴格登記并辦好交接手續。
(三)不得擅自剔除或銷毀檔案材料。
(四)不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。
(五)工作場所必須做到防火、防水、防盜、防塵、防鼠、防蟲。
(六)嚴禁在室內飲食、吸煙。
(七)加強整理現場管理，防止材料丟失或泄露材料內容。
(八)每天下班時，要切斷電源，關好門窗，以確保檔案的安全。
十、整理驗收技術要求
(一)檔案整理驗收以普查的方式檢查已完成整理的紙質檔案及著錄的目錄數據庫總體質量。每期整理的檔案，驗收時整理人和檢查人要在檔案封底署名。
(二)驗收指標：
1、材料是否屬于歸檔范圍判定正確；
2、材料分類排序編號是否符合要求；
3、材料祛釘修整加工是否符合要求；
4、材料著錄是否符合要求。
