湖南省流動人員人事檔案
影像掃描業務工作標準
湖南省公共就業人才服務中心
2015·6
目 錄
一、依據.......................................................................................... 1
二、適用范圍................................................................................. 1
三、基本術語................................................................................. 1
四、檔案掃描技術標準............................................................... 2
五、圖像處理技術標準............................................................... 2
六、數據掛接技術標準............................................................... 3
七、數據驗收技術標準............................................................... 4
八、數據備份技術標準............................................................... 4
九、數據安全技術標準............................................................... 5
一、依據
參照《紙質檔案數字化技術規范》(國家檔案行業標準DA／T31-2005)、《檔案著錄規則》(國家檔案行業標準DA／T18—1999)、《電子文件歸檔與管理規范》(國家標準GB／T18894—2002)、《關于報送新任省管干部數字檔案的通知》(湘組【2011】32號)等規定。
二、適用范圍
湖南省政府人力資源社會保障部門所屬公共就業和人才服務機構，包括：湖南省公共就業人才服務中心、各市州、縣（市、區）公共就業和人才服務機構；經政府人力資源社會保障部門授權的其他機構。
三、基本術語
(一)流動人員人事檔案管理一體化服務平臺：為進一步加強湖南省流動人員人事檔案管理工作，建立統一、規范的人才信息數字化管理體系和數字化人才服務平臺，由湖南省公共就業人才服務中心牽頭開發的一套基于互聯網運行的檔案管理和服務軟件系統，系統于2016年1月1日起正式在湖南省范圍內聯網啟用。
(二)檔案影像掃描：通過掃描等方式，將傳統紙質人事檔案材料轉化為以計算機磁盤等設備為存儲介質的全真電子影像檔案，形成與實物檔案庫相對應的、可通過“流動人員人事檔案管理一體化服務平臺”及互聯網遠程調用、更新的電子影像檔案庫的過程。
四、檔案掃描技術標準
(一)紙質檔案掃描采用連續色調圖像方式。
(二)掃描分辨率為300dpi。
(三)掃描圖像必須完整、清晰且與原件一致，不得漏掃、重掃。
(四)紙張狀況較差，以及過薄、過軟的檔案，應在背面加墊一頁或多頁白紙后掃描，以降低背透。
(五)掃描文件統一保存為JPG格式。
五、圖像處理技術標準
(一)對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，數字圖像整體的偏斜度不得超過0.5度，不得出現圖像的部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現象，如原始材料存在部分傾斜，以頁面中標題糾正為準。
(二)圖像文字清晰，便于清楚閱讀。
(三)圖像正文區影響可懂度的雜質和非正文區影響整潔度的雜質、黑邊、污點和裝訂孔印均應去除，不留文字版面外的暗影，無干擾信息，但應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。
(四)圖像尺寸應基本一致，B5、A4幅面的以A4為準，B4、A3幅面的以A3為準，小于B5幅面的，以實際尺寸為準，且圖像長寬比例應與紙質檔案長寬比例一致。
(五)在保持圖像內容清晰前提下，應去除圖像背景底色。
(六)在保證圖像內容可懂度的前提下，應盡量去除背透圖文。
(七)處理后的圖像內容必須完整，與紙質檔案一致，圖像居中、整潔、美觀。
六、數據掛接技術標準
(一)以紙質檔案整理時著錄的目錄數據庫為依據。將圖像文件存儲到相應的文件夾時，每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件所在的檔案編號和順序號必須一致，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的名稱、頁數也必須一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中掛接記錄的總數必須相同。
(二)通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔案編號和順序號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
七、數據驗收技術標準
(一)提交的電子影像檔案圖片數據應以卷為單位，按檔案領取順序進行分組排序，同時應提交對應的數據移交表。數據移交表應包含檔案號、物理位置、目錄條目數、頁數等關鍵字段，紙質與電子表格各一份。
(二)數據驗收以抽檢的方式檢查已完成數字化的紙質檔案、目錄數據庫、圖像文件及數據掛接總體質量。每期影像掃描的檔案，數據驗收時抽檢的比率不低于10％。
(三)驗收指標：
1、目錄數據庫圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢記為“不合格’’。
2、每期影像掃描的檔案質量抽檢合格率達到95％以上(含95%)時，予以驗收“通過’’。合格率=抽檢合格圖像文件數／抽檢圖像文件總數×100%。
八、數據備份技術標準
(一)經驗收合格的數據應及時進行備份；已在流動人員人事檔案管理一體化服務平臺成功掛接的影像掃描數據應按月備份。
(二)保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。
(三)備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
(四)數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
(五)填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。
九、數據安全技術標準
(一)檔案影像掃描工作人員應嚴格遵守檔案管理相關保密制度，不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作場所，不得以任何形式進行泄漏，不得無故查看、討論和抄錄檔案內容。
(二)檔案影像掃描前信息技術人員必須對計算機及相關設備進行安全檢查，密封USB等數據傳輸接口，斷開互聯網。
(三)檔案影像掃描過程中，禁止檔案影像掃描工作人員將手機、照相機等可傳輸檔案內容的設施設備帶入檔案影像掃描工作場地。
(四)檔案影像掃描結束后，應將相關數據及時上傳并備份，并即時清除其他計算機存儲設備中暫時保存的目錄數據、圖像數據及影像掃描管理數據。
(五)檔案影像掃描期間形成各種影像、資料應加以整理，妥善保存。
