湖南省流動人員人事檔案
數據采集業務工作標準
湖南省公共就業人才服務中心
2015·6
目 錄
一、依據.......................................................................................... 1
二、適用范圍................................................................................. 1
三、基本術語................................................................................. 1
四、個人信息數據采集標準...................................................... 2
五、檔案目錄數據采集標準...................................................... 3
六、檔案管理過程數據采集標準.............................................. 4
一、依據
參照《干部檔案整理工作細則》（組通字〔1991〕11號）、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔2009〕12號)、《檔案著錄規則》(國家檔案行業標準DA／T18—1999)、《紙質檔案數字化技術規范》(國家檔案行業標準DA／T31—2005)等制度和標準。
二、適用范圍
湖南省政府人力資源社會保障部門所屬公共就業和人才服務機構，包括：湖南省公共就業人才服務中心、各市州、縣（市、區）公共就業和人才服務機構；經政府人力資源社會保障部門授權的其他機構。
三、基本術語
(一) 流動人員人事檔案管理一體化服務平臺：為進一步加強湖南省流動人員人事檔案管理工作，建立統一、規范的人才信息數字化管理體系和數字化人才服務平臺，由湖南省公共就業人才服務中心牽頭開發的一套基于互聯網運行的檔案管理和服務軟件系統，系統于2016年1月1日起正式在湖南省范圍內聯網啟用。
(二)數據采集：將人事檔案中記載的個人基本信息和日常業務管理、服務過程中產生的信息按流動人員人事檔案管理一體化服務平臺系統要求輸入并轉換為計算機能夠識別和處理的二進制編碼數據，使用數據庫存儲，系統程序記錄、檢索、修改和更新的過程。數據采集工作包括個人信息數據采集、檔案目錄數據采集和檔案管理過程數據采集。
四、個人信息數據采集標準
(一)個人信息數據采集項目包括：
1、身份信息：不隨個人經歷增加而發生變化的信息。包括：姓名、身份證號、出生日期、性別、民族、籍貫。
2、計劃生育信息：反映個人婚姻、生育情況的信息。包括：婚育情況、生育情況。
3、黨團信息：反映本人加入中國共產黨及民主黨派的信息。包括：政治面貌、入黨時間、轉正時間。
4、學歷信息：反映個人學歷、學位及學習經歷的信息。包括：入學時間、畢業時間、學歷、學位、畢業院校、專業、報到證開出日期、報到證開往單位。
5、就業信息：反映本人工作單位、進入單位工作時間、離開時間、擔任職位的相關信息。包括：開始時間、結束時間、工作單位、工作單位性質、職務、離職時間、離職方式。
6、聯系方式：移動電話、固定電話、通訊地址、郵政編碼、電子郵箱。
7、檔案轉遞手續：檔案轉遞單、現實表現。
8、戶籍信息：反映個人戶籍遷入（出）時間、戶籍卡號。
9、職稱信息：反映個人職稱評定時間、系列和職務。
10、其他需要數據采集的個人信息。
(二)個人的姓名、身份證號、民族、性別、出生日期、籍貫是客觀存在基本情況，任何個人都不得隨意更改。但個別人檔案里的記載確實有誤或情況的確發生了變化，需要更改的，必須遵照中央組織部、國家人力資源社會保障部和公安部的有關規定，按流動人員管理權限，報相關主管部門審核批準后修改。
(三)畢業院校、專業、學歷、畢業時間均以學籍材料為依據。
(四)政治面貌、入黨時間、轉正時間均以入黨志愿書為準。
(五)工作單位、移動電話、固定電話、通訊地址、戶口所在地、郵箱，以檔案材料中最近記載內容為準。
(六)檔案轉遞手續一般以落款時間為準。若轉遞手續為補齊手續時后出具的，以實際記載內容中的截止時間為準。
(七)其他需要數據采集的個人信息參照上述信息確認方式錄入。
五、檔案目錄數據采集標準
(一)每份材料編寫錄入一條目錄，原件與復印件應視為同一份材料，附件與正文應視為同一份材料。
(二)著錄項目：序號、材料名稱、材料形成時間、材料頁數，每份材料著錄一條檔案目錄。
(三)序號：每份材料序號用阿拉伯數字表示順序號，每類序號從“1”開始。
(四)材料名稱：原則應根據材料題目填寫，字數超過20個漢字的可在不改變原意的前提下進行縮寫，證明材料名稱應擬為：“XXX的證明材料”或“關于其父XXX的情況證明”或“有關XXX(事件)的證明材料”。
(五)材料形成時間：填寫材料的落款或生效時間，如遇沒有時間的則應根據前后材料的時間和其形成階段進行推算。
(六)頁數填寫：材料的頁數，凡有圖文(含表格)的頁面，每面計為一頁。有封面的材料從封面開始計算，A3頁面材料為一個整體版面的計為一頁，不能拆分。
(七)參考材料袋中的材料信息不予錄入。
六、檔案管理過程數據采集標準
(一)檔案管理過程數據采集指將檔案接收、查閱、借閱、出具證明、轉遞等管理過程中的重要信息，由不同崗位按權限在流動人員人事檔案管理一體化服務平臺系統中登記的相關業務數據，并自動生成操作日志，以便對此類工作進行統計、分析和監管。
(二)檔案接收應按檔案接收規范認真審核，審核合格的要如實記錄檔案信息及材料信息(含轉入時間，原檔案單位、轉入事由、現工作地區、轉入方式、轉入檔案材料的真實性和完整性等)。原檔案單位、轉入事由、轉入方式等檔案轉遞信息按最近一次檔案轉入的情況登記。
(三)提供檔案查(借)閱、出具證明時，應根據檔案查借閱相關制度審核其是否屬于查(借)閱范圍，相關手續是否齊全，對提供查(借)閱服務或相關證明的，要如實記錄查(借)閱事由、查(借)閱人、查(借)閱時間、查(借)閱人所在單位及其聯系方式等信息。
(四)檔案轉遞時，應對轉遞時間，轉往單位、轉出類型、轉出方式、轉遞號等信息如實記錄。
