湖南省流動人員人事檔案
管理服務工作規范
湖南省公共就業人才服務中心
2015·6
目 錄
第一章 總 則............................................................................ 1
第二章 流動人員人事檔案管理機構和管理人員............... 1
第三章 流動人員人事檔案管理工作..................................... 2
第四章 流動人員人事檔案保管............................................. 9
第五章 流動人員人事檔案管理信息化建設..................... 14
第六章 流動人員人事檔案管理窗口服務人員工作規范 15
第七章 附 則.......................................................................... 17
第一章 總 則
第一條 為完善和統一我省各級公共就業和人才服務機構流動人員人事檔案管理服務工作規范和基礎標準，進一步健全流動人員人事檔案公共管理服務體系，制定本規范。
第二條 本規范制定的主要依據是《中華人民共和國檔案法》、中組部、原人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》（人發〔1996〕118號）、中組部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）、中組部《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>的通知》（中組發[2009]12號）、《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2014〕90號）和《湖南省流動人員人事檔案管理暫行辦法》（湘人發〔1998〕137號）。
第三條 本規范適用范圍包括全省縣（市、區）級及以上公共就業和人才服務機構, 經政府人力資源社會保障部門授權的其他機構。
第二章 流動人員人事檔案管理機構和管理人員
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣（市、區）級及以上黨委組織部門和政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業和人才服務機構，其他單位未經授權不得管理流動人員檔案；嚴禁個人保管人事檔案。
第五條 流動人員人事檔案按有利于工作和檔案利用的原則，跨地區流動人員檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。
第六條 各級公共就業和人才服務機構應成立專業的流動人員人事檔案管理部門，建立日常工作管理制度，做好流動人員人事檔案的收集、保管、利用、轉出等管理工作。
第七條 各級公共就業和人才服務機構應指定專人負責流動人員人事檔案管理工作，工作人員應為中共黨員，具有大專及以上學歷,具備檔案管理專業知識，熟悉人事人才政策法規。
各級公共就業和人才服務機構應加強對從業人員的繼續教育和培訓工作，提升從業人員的綜合素質與能力，保持工作隊伍的穩定性。
第三章 流動人員人事檔案管理工作
第八條 流動人員人事檔案管理遵循“集中統一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人力資源社會保障部門的監督和指導。上級流動人員人事檔案管理部門對下級流動人員人事檔案管理部門具有業務指導、業務規范和業務考核的職能。
第九條 流動人員人事檔案管理范圍
（一）非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案；
（二）辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員檔案；
（三）與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案；
（四）未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案；
（五）自費出國留學及其他因私出國（境）人員的檔案；
（六）外國企業常駐代表機構的中方雇員的檔案；
（七）自謀職業或靈活就業人員的檔案；
（八）其他實行社會管理人員的檔案。
第十條 流動人員人事檔案接收
（一）開具《調檔函》。
委托存檔人員可到其戶籍所在地或工作單位所在地的政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業和人才服務機構申請開具《調檔函》，并提供如下材料：
1、流動人員委托存檔。
存檔人員填寫《湖南省流動人員登記表》，原工作單位、公共就業和人才服務機構簽署同意調出意見并蓋章。
（1）在戶籍所在地存檔的需提供身份證、戶口本原件和復印件，辭職、辭退或解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明原件或復印件。
（2）在工作單位所在地存檔的需提供新工作單位勞動合同，工作單位《社保登記證》編號；身份證，辭職、辭退或解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明原件或復印件。
2、應屆畢業生委托存檔。
存檔人員填寫《湖南省流動人員登記表》。
（1）在戶籍所在地存檔的需提供身份證、戶口本原件和復印件；
（2）在工作單位所在地存檔的需提供身份證原件和復印件，就業協議書，就業單位《社保登記證》編號。
（二）接收、審核檔案材料
1、送達方式：專人送達或機要送達，嚴禁本人自帶檔案。
2、接收、審核：收檔人員須確認檔案袋及檔案封條完好無損，封條上加蓋原存檔單位公章。對檔案進行認真細致的拆封核對，如實填寫《檔案材料接收清單》，確保檔案材料真實可靠、完整齊全。若發現檔案缺少必備材料，應由經辦人在《檔案材料接收清單》上注明缺少材料名稱并簽字（一式兩份，一份用于存檔），驗收無誤后填寫《流動人員人事檔案轉遞通知單回執》并加蓋公章，寄回原存檔單位。對不符合要求的檔案，予以退回。
3、檔案管理期間不再調整檔案工資。行政（工資）介紹信、轉正定級表、調整改派手續等材料不再作為接收審核流動人員人事檔案必備材料。
（三）錄入信息系統
工作人員應及時將檔案信息登記、輸入人事檔案信息管理系統，建立電子信息檔案。
第十一條 流動人員人事檔案材料收集
（一）收集內容。流動人員人事檔案材料收集的內容，以《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>通知》（中組發〔2009〕12號）的收集內容為準。
（二）收集要求。定期收集新形成的材料，及時充實檔案內容。對長期未補充材料的檔案，應建立登記制度，主動與存檔人員或其所在工作單位聯系，督促其補充材料。
（三）材料要求：
1、歸檔材料應為辦理完畢的正式材料。材料內容應完整齊全、規范真實、文字清楚、對象明確，并有承辦單位或個人署名及形成材料的日期。歸檔材料規定由單位審查蓋章的，應有單位蓋章。
2、歸檔材料應采用國際標準A4紙型（297×210mm）。材料左邊應留有25mm的裝訂邊。
3、歸檔材料的文字應是鉛印、膠印、油印、打印或用藍黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。
4、歸檔材料應為原件。特殊情況存入復印件的，應由原件保管單位注明并加蓋公章。一般不得用復印件代替原件存檔。
（四）歸檔要求。材料形成后，及時送交檔案管理部門歸檔。轉遞過程中應嚴密包封并加蓋密封章。
第十二條 流動人員人事檔案材料整理
（一）整理要求。對檔案材料認真鑒別，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。
（二）材料分類：
第一類：履歷材料；
第二類：自傳材料；
第三類：鑒定、考察、考核材料，審計工作中形成的材料；
第四類：學歷、學位、評（聘）專業技術職稱（職務）、個人科研學術水平、培訓等材料;
第五類：政治歷史情況的審查材料；
第六類：加入中國共產黨、共青團組織及民主黨派材料；
第七類：表彰獎勵材料；
第八類：處分材料；
第九類：工資、福利待遇、錄（聘）用、調動、任免、轉業、退（離）休、辭職辭退、勞動合同（聘用合同）、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明、出國（境）、各種會議代表材料;
第十類：其他可供參考有保存價值的材料。
（三）材料編目。根據材料形成的時間或材料內容的主次關系進行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細的檔案材料目錄。
（四）復制與加工。材料載體變質、字跡退色不清或破損時，應采用修復、打印、抄寫、復印、裱糊等方法進行搶救。復制材料應核對無誤，并注明復制單位和日期。
（五）材料裝訂。裝訂前應將材料上的大頭針、訂書釘等金屬物拆除，再理齊全卷材料，在材料左側豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。
第十三條 流動人員人事檔案材料利用
（一）出具各類證明。存檔人員持有效身份證件，到公共就業和人才服務機構出具以檔案材料為事實依據的相關證明（證明格式見附件）。
1、公證證明。出具學歷、履歷、無刑事犯罪記錄、出生、親屬關系、考試成績等公證證明。
2、工齡證明。按國家有關規定，出具相關工齡證明。
3、近期表現證明。
4、流動人員人事檔案托管證明。
5、其他各類與檔案相關的證明。
（二）辦理轉正定級。流動人員見習期滿后，經其本人申請，各級公共就業和人才服務機構可為符合條件的流動人員辦理轉正定級手續。
辦理轉正定級以勞動合同和社保繳納證明確認工作起算時間，就業報到證或就業通知書僅作為國家計劃內全日制統招生證明，不對報到證開往單位做具體要求。檔案托管期間，畢業生未按時申請辦理轉正定級的，提供合格材料后，可受理補辦手續。
（三）辦理連續計算工齡。各級公共就業和人才服務機構應以勞動合同和社保繳納證明為依據為流動人員辦理連續計算工齡手續。
第十四條 流動人員人事檔案和檔案材料轉出
（一）辦理檔案調出手續時須提供以下材料：
1、本人身份證，辭職、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明。
2、跨地區調轉的由調入縣(市、區)級及以上公共就業和人才服務機構出具《調檔函》；考取公務員、事業單位或被國有企業單位錄（聘）用的，由錄取機關、事業單位、國有企業單位開具《調檔函》；考取學校調檔的，由錄取學校出具《調檔函》或憑錄取通知書轉檔；應征入伍的，提交入伍通知書或武裝部門出具的《調檔函》；非國有單位應由委托管理其人事檔案的公共就業和人才服務機構出具《調檔函》。
（二）存檔單位辦理檔案轉出時應做到：
1、轉出的檔案應完整齊全，全部材料一次性轉出。
2、開具《調檔函》的單位應是政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業和人才服務機構、黨政機關或縣（市、區）級及以上有黨委設置的國有企（事）業單位。其它非國有控股企業開具的《調檔函》不予調轉。
3、檔案轉出前，需先把戶籍遷出。原則上黨組織關系與檔案應同時轉出。
4、辦理檔案轉遞時，應出具《流動人員人事檔案轉遞通知單》，隨同檔案一并轉出。
5、流動人員人事檔案調轉應通過機要轉遞或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。
6、檔案轉出后，應及時整理《流動人員人事檔案轉遞通知單回執》和機要單，更新人事檔案信息管理系統，并定期核查。
第四章 流動人員人事檔案保管
第十五條 流動人員人事檔案安全保密
根據《檔案館建設標準》（建標103—2008）的要求，流動人員人事檔案庫房建設應堅持省本級按省一類，市本級按市一類，縣（市、區）按縣一類的建設標準執行，確保人事檔案管理安全。
（一）建立堅固的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。
（二）檔案庫房、查閱室和檔案人員辦公室應三室分開，不得在庫房內閱檔或辦公。
（三）應配置相應的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護等設備。
（四）經常檢查紅外線防盜報警裝置、空調、除濕機、自動滅火器、溫濕度計、防腐劑等設施和安全措施，達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等“六防”要求。
（五）檔案庫房實行專人負責。專職檔案管理員應經常檢查檔案的保管和保護情況。
（六）庫房內嚴禁吸煙。庫房和檔案柜應保持清潔，不準堆放雜物。
（七）嚴格遵守黨和國家的保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話索問或提供代理人員的全面情況和涉及政治歷史或其它重要問題的檔案材料。
（八）不準攜帶人事檔案材料進入公共場所，個人不得私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，視情節輕重，予以嚴肅處理，直至追究法律責任。
第十六條 流動人員人事檔案庫房管理人員職責
（一）嚴格遵守檔案的安全保密要求，禁止除庫房管理人員以外的其他無關人員進入檔案庫房；工作人員離開工作崗位時，一律不得將檔案留置在桌面上，應將檔案交由庫房管理員保管。
（二）檔案進出庫房應予以登記，由庫房管理員親自提取和存放檔案，并須每日核對。
（三）負責做好每年一次檔案庫房的檔案核對工作。
（四）負責檔案庫房整潔工作，認真做好 “六防”工作及每日溫濕度登記，下班前必須巡視庫房，檢查電源是否切斷，門窗是否關好，并及時報告異常情況。
（五）因庫房管理人員瀆職發生問題，造成嚴重后果的，應嚴肅處理。
（六）檔案管理人員配備參考《湖南省流動人員人事檔案管理暫行辦法》（湘人發【1998】137號）執行。
第十七條 流動人員人事檔案材料鑒別歸檔
（一）材料接收人員應初步對送交材料予以鑒別，對歸入檔案的材料應審核其是否完整、內容是否真實、手續是否齊全。根據材料的內容和用途判定其保存價值，確定是否屬于檔案內容。對通過初檢接收的材料應做好登記工作。
（二）檔案保管員應根據人事檔案管理有關文件規定，對收集的檔案材料再進行認真仔細的鑒別審核。
（三）對不屬于歸檔的材料應及時轉往有關部門，應退還本人的及時退還本人。
（四）對手續不完備或不規范的材料，應及時退回材料形成部門補辦手續，原則上要求15個工作日內寄回。
（五）經鑒別確需銷毀的材料，進行詳細登記并報檔案管理負責人批準后，按規定流程銷毀。
（六） 鑒別登記后的流動人員人事檔案材料應及時裝入檔案袋內，每兩年裝訂入卷歸檔一次。
第十八條 流動人員人事檔案查（借）閱
（一）查（借）閱范圍
1、公安、檢察、法院、紀檢、監察、國安等國家機關因偵查、審理等需要查（借）閱有關人員的檔案。
2、用人單位因工作需要查（借）閱本單位員工的檔案。
3、國家機關、事業單位招考錄用審查需查（借）閱的檔案。
4、社保機構辦理退休手續時審查需查（借）閱的檔案。
（二）查（借）閱要求
1、查（借）閱單位應派專人（兩名以上中共黨員）持單位介紹信及身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。
2、查閱檔案應在閱檔室或指定的地方查閱。
3、查（借）閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內容應嚴格保密，保障個人隱私不受侵犯。不準從中抽走檔案材料，不準交無關人員和存檔人員本人翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者應視情節輕重，予以批評教育直至追究法律責任。
4、查（借）閱檔案時應愛護檔案，注意保持檔案整潔，保證絕對安全。嚴禁在閱檔時飲食、吸煙，損壞檔案。
5、需要摘錄檔案內容的，應征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。
6、不得擅自復制、拍攝檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的，應說明理由，經檔案管理部門審核同意后，方可復制。復制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。
（三）查（借）閱程序
1、查（借）閱者應持單位介紹信和有效身份證件。
2、檔案管理人員應嚴格審核查（借）閱人提供的有效證件，按規定提供相應的檔案材料，并做好查（借）閱備案。
3、查（借）閱結束后，檔案管理人員應及時將被查（借）閱檔案入庫。
4、人事檔案原則上不外借，若遇辦理預備黨員轉正需借閱黨員材料的，須提供由黨組織蓋章的《借用黨員材料介紹信》，借用時間一般不超過30個工作日，用后應及時歸還。
第十九條 流動人員人事檔案檢查核對
（一）檔案工作人員在流動人員人事檔案的接收、轉出、借閱及日常工作中，應認真檢查經常核對，發現差錯，及時登記處理。
（二）每月月底前要檢查核對一次借出檔案材料歸還情況，逾期不還者，應及時催要。
（三）對寄出的檔案，逾期30個工作日未收到回執的應問詢相關情況，以防丟失。
（四）每年應全面檢查核對一次存檔人員人事檔案管理情況，做到檔案名冊與檔案實物一致、檔案實物與電子信息檔案內容一致。
（五）每月按《調檔函》檢查核對檔案轉移情況，對未轉入檔案的需及時催要，對應轉出的檔案及時轉出。
（六）檔案轉出前應認真核對，確保人檔一致，防止錯寄、漏寄。
第五章 流動人員人事檔案管理信息化建設
第二十一條 各級公共就業和人才服務機構應完整記錄流動人員姓名、性別、身份證號碼、政治面貌、學歷、職稱、工作單位、檔案轉遞等信息，建立檔案核心信息點數據庫。
有條件的公共就業和人才服務機構還可探索紙質檔案材料的數字化保存和利用，將檔案中重要的、常用的材料，通過電子掃描等手段存儲，完善檔案保管與利用手段。
第二十二條 各級公共就業和人才服務機構應利用互聯網、移動互聯等新型信息化手段，突破人事檔案管理服務工作的時空限制，不斷創新服務方式方法，提升服務質量與效率。
第二十三條 統一建設湖南省流動人員人事檔案管理一體化服務平臺系統，逐步實現全省各級公共就業和人才服務機構人事檔案核心信息點聯網，實現核心信息互聯互通，信息共享，降低人事檔案在省內各級公共就業和人才服務機構之間查詢和流轉等環節的工作成本，提高工作效率。
第二十四條 各級公共就業和人才服務機構應每年統計流動人員人事檔案管理情況，形成《流動人員人事檔案管理情況表》、《流動人員人事檔案管理業務匯總表》、《流動人員人事檔案接收機構聯系方式登記表》。
第二十五條 各級公共就業和人才服務機構應分析人事檔案業務數據、撰寫人事檔案業務分析報告、研究流動人員人事檔案工作的政策和理論，為上一級行政主管部門提供決策參考。
第六章 流動人員人事檔案管理窗口服務人員工作規范
第二十六條 服務語言
（一）接待服務對象時，應使用“您好”、“請”、“對不起”、“謝謝”、“再見”等文明用語。
（二）辦理相關手續時，應對服務對象使用“請稍候，我馬上給您辦”、“對不起，您還缺少××材料”、“對不起，根據××規定，您的××不能辦理，請原諒”、 “這些辦好后，接下去要辦××”、“您慢走，再見”等文明用語。
（三）禁止使用傷害感情、激化矛盾、損害形象的語言。
第二十七條 服務態度
（一）主動用打招呼等方式接待服務對象，保持微笑服務。
（二）接聽電話時，應首先說“您好”；接待時做到“三聲”，即：來有迎聲、問有答聲、走有送聲。
（三）服務對象來咨詢問題時，應主動熱情、耐心周到、百問不厭、百查不煩、解釋全面，不得冷落、刁難、訓斥和歧視。
（四）服務對象提出意見、建議和批評時，應耐心聽取，不予爭辯，做到有則改之、無則加勉。
（五）服務對象出現誤解、出言不遜時，應做好政策的宣傳和解釋工作，禁止與其爭吵，不得與其爭辯，及時向窗口負責人報告，予以解決，重大問題及時報告分管領導。
第二十八條 服務儀表
（一）儀表舉止應文明、自然。著裝應端莊、大方，不得留怪發、著異裝，站、坐的姿勢應端正。
（二）不在窗口工作區內接待與工作無關人員。
（三）服務臺面、辦公桌面、地面、辦公設備等保持清潔，辦公用品、文件資料擺放整齊。
第二十九條 服務質量
（一）必須一次性告知服務對象其申辦事項所需的全部資料，并主動介紹下一步應如何辦理。
（二）書寫的聯系函、批件等，應按業務工作標準表述完整、字跡清楚、準確無誤。
（三）盡可能縮短辦理時限，提前辦結事項，提高辦事效率，方便代理單位和代理人員。
（四）盡最大努力幫助代理人員解決實際問題，能辦的一定辦，不能辦應說明理由，并做好政策的解釋工作。
第七章 附 則
第三十條 各級公共就業和人才服務機構管理流動人員人事檔案，應本著服務至上的原則，按照本規范確定的流動人員人事檔案基本公共服務內容提供免費服務。
第三十一條 各地要把流動人員人事檔案基本公共服務所需經費納入同級財政預算，根據本級公共就業和人才服務機構實際管理的流動人員檔案數量和日常運行成本，并綜合考慮其承擔的基本公共服務工作量，安排機構所需的基本支出預算和項目支出預算。
第三十二條 對于違反流動人員人事檔案管理規定的工作人員，視情節輕重，要給予批評教育或黨紀、政紀處分，觸犯法律的，要依法追究責任。
第三十三條 各級公共就業和人才服務機構應共同遵守本規范，本規范由湖南省公共就業人才服務中心負責解釋。
第三十四條 本規范于2015年6月1日正式實行。
