湖南省流動人員人事檔案
材料分類及排序標準
湖南省公共就業人才服務中心
2015·6
目 錄
一、履歷材料.................................................................................. 1
二、自傳材料.................................................................................. 2
三、鑒定、考核、考察材料，審計工作中形成的材料....... 3
四、學歷、學位、評（聘）專業技術職稱（職務）、個人科研學術水平、培訓等材料........................................................................................... 4
五、政治歷史情況的審查材料................................................... 8
六、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料................ 9
七、表彰獎勵材料....................................................................... 11
八、處分材料............................................................................... 13
九、工資、福利待遇、錄（聘）用、調動、任免、轉業、退（離）休、辭職辭退、勞動合同（聘用合同）、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明、出國（境）、各種會議代表材料......................................................................... 14
十、其他可供參考有保存價值的材料................................... 17
十一、參考材料袋....................................................................... 20
本標準根據《干部檔案整理工作細則》(組通字[1991]11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔2009〕12號)和湖南省流動人員人事檔案管理與服務工作實際制定。
一、履歷材料
(一)定義和范圍
主要是指履歷表和屬于履歷性質的登記表。
(二)常見材料
1、更改姓名、說明曾用名的材料；
2、干部履歷表(書)、簡歷表、軍人履歷書；
3、干部、職工、教師、醫務人員、軍人、流動人員等各類人員的基本情況登記表、履歷表；
4、個人簡歷材料、簡歷表、入職登記表、聘用人員登記表；
5、湖南省流動人員登記表。
(三)注意事項
1、登記表或簡歷表中有同意吸收(招收、錄用)、同意轉干、轉正定級、入伍，并蓋有承辦單位公章，放入第九類；
2、履歷表和簡歷有鑒定的，以履歷為主，歸第一類；
3、帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類；
4、可以確認干部參加工作時間的登記表(如應征入伍登記表、兵役登記表、知識青年上山下鄉登記表等材料)，歸第九類第二小類；
5、《干部職務變動登記表》屬于檔案管理過程中形成的材料，歸入“參考材料袋”；
6、人才登記表：其他人才服務機構的人才登記表，有人才服務機構蓋章寫了‘同意代理’或者有代理合同放第九類，同意調出、調入放第九類。
(四)材料的排序
按材料形成的時間先后順序從前往后排列。
二、自傳材料
(一)定義和范圍
主要是指個人自傳和屬于自傳性質的材料。
(二)常見材料
1、自傳，如干部自傳、學生自傳、科技人員自傳、教師自傳、醫務人員自傳、入黨自傳、后備干部自傳(提升后)、技術自傳等有關個人自傳方面的材料；
2、自述、自敘、小傳。
(三)材料的排序
按材料形成的時間先后順序從前往后排列。
三、鑒定、考核、考察材料，審計工作中形成的材料
(一)定義和范圍
主要是指考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、軍人轉業、后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等鑒定材料及審計工作中形成的材料。
(二)常見材料
1、干部、職工、黨(團)員等各類人員鑒定；
2、定期考核材料：年度考核表、年度考核登記表、專業技術人員年度考核表、專業技術人員考核登記表；工作表現鑒定、工作表現證明；
3、入伍鑒定，退伍、轉業鑒定；
4、勞動鑒定、工作調動鑒定；
5、審計材料：離任審計報告、經濟責任審計結果報告(審計中發現問題并給予處分的放八類)；
6、后備干部登記表（提拔使用后歸檔）；
7、新兵集訓軍政鑒定表、教導隊學員鑒定表。
(三)注意事項
1、以上材料均是以組織做的鑒定；
2、領導干部述職報告歸入“參考材料袋”；
3、月度、季度考核工作鑒定歸入“參考材料袋”；
4、自我鑒定，無組織意見的均歸入“參考材料袋”。
(四)材料的排序
按材料形成的時間先后順序從前往后排列(若材料上沒有形成時間，應根據材料的內容分析推斷一個時間，下同)。
四、學歷、學位、評（聘）專業技術職稱（職務）、個人科研學術水平、培訓等材料
(一)定義和范圍
主要是指學歷學位、職業(任職)資格、評(聘)專業技術職務(職稱)培訓材料等綜合反映干部受教育程度、業務工作能力和學術水平的材料。
(二)常見材料
1、學歷學位材料
(1)學生登記表；學生(學員、學籍)登記表、學籍卡、入學登記表，軍訓鑒定表；錄取花名冊；
(2)畢業生登記表；其中：《高中畢業生登記表》附件無需與主體拆分，如：體格檢查表、學年評語表、考試(考查)成績登記表、高中畢業生家庭情況調查表、體育合格情況登記卡、中學生社會實踐登記表；
(3)招生考生報名登記表；高校招生考生報名客觀信息卡；考生報名主觀信息登記表；
(4)普通高校招生思想品德考核表、政治思想品德審查表、招生考生復試資格審查表、考生鑒定表；
(5)招生考生外語口試情況登記表；師范類院校招生考生面試情況登記表；軍隊院校招收普通中學高中畢業生面試表；
(6)學習成績表、入學考試各科成績表、普通高中畢業會考合格證書；
(7)學生學年思想品德評定表、學生德育評量化成績表、學生綜合測評登記表、學生德智體綜合測評表、學生學年評定表、實踐活動登記表、學生測評表、大學生體質健康合格證；
(8)實習鑒定表；學年鑒定表；
(9)授予學位的材料，黨校學歷證明；學歷學位認證呈報表(審批表)；學歷證明材料；
(10)學生干部登記表；
(11)學習情況反饋表、實踐活動登記表；
(12)畢業證書、學位證書復印件；
(13)研究生推免生登記表，專家推薦表；
(14)研究生復試及錄取記錄表；碩士學位研究生畢業論文評議書；碩士研究生畢業論文答辯委員會決議書；碩士考生報名(復試)登記表；
(15)選拔留學生審查登記表等參加出國(境)學習和中外合作辦學學習的有關材料；
(16)國務院學生委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料；
(17)出國留學生審批表、出國人員進修審批表、出國留學結業鑒定表；
(18)留學回國學歷證明、留學回國人員證明；
(19)學生推薦審查表、EMBA申請表；
(20)運動員技術評定，內容：寫明訓練情況以獲得的運動員等級；
(21)實習介紹信，帶有單位鑒定的材料歸第四類；見習介紹信，歸第十類。
2、職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料
(1)資格考試合格人員登記表；教師資格職務認定表、教師資格過渡登記表；
(2)專業技術職務任職資格評定表、評審表、申(呈)報表；專業技術人員職務晉升推薦表；聘任專業技術職務審批表；初聘專業技術職務呈報表；
(3)職業(任職)資格證書復印件。
3、反映個人科研學術水平的材料
(1)當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；
(2)遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；
(3)被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；
(4)創造發明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文(標準：獲得省、部級以上單位的獎勵或在全國性報刊上發表的)目錄或評選結論材料。
4、培訓材料
(1)學員培訓(學習、進修)登記表；
(2)培訓考核登記表；結業登記(鑒定)表；
(3)研修生的材料。
(三)注意事項
1、學年總結歸入“參考材料袋”；
2、設計方案、圖紙、論文、實習報告、畢業論文正文、開題報告歸入“參考材料袋”；
3、自學考試既有所有學科成績單又有單科合格證書的，單科合格證書歸入“參考材料袋”；
4、黨校學歷學習及畢業材料歸入第四類；
5、如果有“初聘專業技術職務呈報表”，其專業技術職務任職資格的通知則歸入“參考材料袋”；如沒有職務呈報表的，專業技術職務任職資格的通知則歸第四類；
6、第四類中形成的證書：除學歷、學位證書復印件以外，其余證書均放“參考材料袋”(例如：英語證書復印件、計算機等級證書復印件等)；
7、職稱證書復印件——職稱證書復印件只歸包含有“職業資格”或者“任職資格”字樣的證書復印件，其余沒有包含上述字樣的資格證書復印件歸入“參考材料袋”。
(四)材料的排序
先采用二級分類法，然后再按時間排列。即現將學歷學位、職業資格和評(聘)專業技術職務、科研學術水平、培訓等性質相同的材料集中在一起，再按材料形成的時間順序從前往后依次排列。材料的二級分類為：
1、學歷學位材料；
2、職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料；
3、反映個人科研學術水平的材料；
4、培訓材料。
五、政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)
(一)定義和范圍
主要是指入黨、入團、參軍、出國等政審材料；認定本人成分，更改(認定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料；個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料及其他反映政治歷史情況的材料。
(二)常見材料
1、現實表現(反映有無違法亂紀、是否參加法輪功及“八九”、“六四”期間政治表現情況的材料)；
2、出國政審材料；
3、入黨時家人政歷審查材料；新兵入伍政審；軍隊院校招生政治審查表；
4、因父母身份而導致高考加分材料，如教師子女資格審查登記表；
5、少數民族證明；
6、三峽庫區淹沒城市和鄉鎮考生資格審查表；
7、國防三線企業子女考生降分證明；國防三線企業子女考生降分證明；
8、計算連續工齡審批材料；確定下鄉知青或支邊知青的下鄉、支邊時間為參加工作時間的證明或工齡審定表等材料；
9、復員、轉業的義務兵，其入伍時間批注表；
10、個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復。
(三)材料的排序
先按時間先后依次從前往后排列每一(個問題)套材料，然后再對每一(個問題)套材料內的材料進行排列。
六、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料
(一)定義和范圍
主要是指在黨、團組織建設工作中形成的、反映干部政治面貌的材料。
(二)常見材料
1、入團材料：入團志愿書；入團申請書；團員登記表；其他可歸入的入團材料(常見有：團員教育評議表)；退團材料；
2、入黨材料：入黨志愿書；入黨申請書；轉正申請書；、積極分子培訓(考核)登記表、預備黨員培養考察登記表；
3、其他可歸入的入黨材料：優秀團員作為黨的發展對象推薦表、預備黨員培養教育考察登記表、黨校學員登記表、民主評議黨員中形成的組織意見和登記表、取消預備黨員資格的材料、黨員不予登記(暫緩登記)的決定、組織審批意見及所依據的材料、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料；
4、中共黨員登記表；關于xxx預備期間的表現證明材料；
5、其他黨派：加入或退出民主黨派材料。
(三)注意事項
1、團員鑒定表、黨員鑒定表，放入第三類，家人的政審調查(證明)放入第五類；其余在入黨、入團中形成的材料盡量歸入第六類；
2、入黨申請書、轉正申請書如有多份，歸首尾兩份，其余視為重份，歸入“參考材料袋”；
3、中共預備黨員、入黨積極分子的入黨材料歸入“參考材料袋”；
4、入黨志愿書——取消預備黨員資格時，沒有單獨形成處理意見、處分決定等材料，只在入黨志愿書中注明取消預備黨員資格的，經有關黨委批準蓋章后，入黨志愿書仍歸第六類，目錄錄入為“入黨志愿書(已取消預備黨員資格)”；凡已形成單行材料，并在材料中明確了取消預備黨員資格的，只將單行材料歸入第六類，入黨志愿書歸入“參考材料袋”。
(四)材料的排序
1、材料以檔案材料內容的主次關系按以下順序排列：入黨、入團志愿書應排在入黨、入團的其他材料之前，即：入團志愿書—入團申請書—團員登記表—其他可歸入的入團材料—加入民主黨派的材料—入黨志愿書—入黨申請書—入黨轉正申請書—其他可歸入的入黨材料一黨員登記表；
2、黨員登記表等可按時間先后依次排列。
七、表彰獎勵材料(包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡)
(一)定義和范圍
主要是指各種先進人物登記（推薦、審批）表、先進模范事跡；嘉獎、通報表揚等材料；撤銷獎勵的有關材料。
(二)常見材料
1、在校期間形成的常見獎勵材料：
(1)優秀學生干部審批表；
(2)優秀畢業生登記表；
(3)獎學金審批表；
(4)優秀共青團員登記表、推薦表(作為黨的發展對象推薦表歸第六類)；
(5)三好學生登記表；
(6)優秀團員；
(7)優秀學生獎學金審批表；
(8)因特長、獲獎而使高考加分的材料；
(9)學生受獎情況登記表、在校獎懲情況登記表；
2、工作期間形成的常見獎勵材料：
(1)優秀共產黨員審批表、優秀黨務工作者等稱號的審批表及事跡材料；
(2)創造發明獎勵、業務獎勵材料；
(3)正式命名授予的英雄、模范、先進工作者等稱號的審批表及事跡材料；
(4)有突出貢獻的優秀專家、國家科技獎(含國家發明獎、自然科學獎、科技進步獎)等審批(呈報)表、先進事跡材料、榮譽證明等。
(三)注意事項
1、獎狀、榮譽證書、紀念冊、獎章、勛章原件不歸檔，應由本人保存，歸入“參考材料袋”；
2、獎勵證書和獎狀復印件歸入“參考材料袋”；
3、含獎勵晉級的先進事跡報批材料，若兩者合二為一又不能分開的統一放九類，能分開的先進事跡材料歸第七類，晉級審批材料歸第九類，并在目錄的備注欄內注明“此份材料的另一部分歸入在第X類”；
4、轉業、復員軍人檔案中的口頭嘉獎材料歸入“參考材料袋”。
(四)材料的排序
按材料形成的時間先后順序從前往后排列。
八、處分材料(包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見)
(一)定義和范圍
主要是指執紀執法部門形成的涉及個人的材料是反映干部違犯黨紀、政紀、國法等受黨內、外處分的材料，組織對處理結果的甄別、復查結論和免予處分的材料等。
(二)常見材料
1、關于XXX除名的決定、關于XXX在校處分的決定；
2、被開除公職、除去黨籍的材料；
3、刑事、行政(治安)拘留、勞教等審批材料。
(三)注意事項
1、離婚判決書放第十類；
2、交通事故認定書歸入“參考材料袋”；
(四)材料排序
先按時間先后依次從前往后排列每一(個問題)套材料，然后再對每一(個問題)套材料內的材料進行排列。依次為
1、上級關于撤銷處分的批復；
2、撤銷處分的決定或結論；
3、基層組織關于撤銷處分的意見；
4、復查綜合材料；
5、本人主要申訴及申請撤銷處分材料；
6、上級關于處分的批復；
7、結論或處分決定；
8、本人對結論或處分決定的意見；
9、調查報告；
10、證明材料(根據每份材料所證明的主要問題相對集中排列)；
11、本人檢討或交代材料等。
九、工資、福利待遇、錄（聘）用、調動、任免、轉業、退（離）休、辭職辭退、勞動合同（聘用合同）、解除（終止）勞動合同（聘用合同）證明、出國（境）、各種會議代表材料。
(一)定義和范圍
主要是指反映干部政治地位和生活待遇等方面情況的綜合材料。
(二)常見材料
1、工資、待遇材料
(1)新增人員工資審批表；新增人員轉正定級審批表(可理解為：試用期工資標準確定表，有工資說明)；
(2)工資變動(套改)表；升職、晉級和獎勵工資審批表；
(3)工資停發(恢復)通知單；
(4)享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料；工齡津貼年限說明。
2、任免材料
(1)高等學校畢業生見習期考核鑒定表(常稱“轉正定級表”，通常為“同意轉正’’)；
(2)聘用合同、勞動合同、續聘審批表及附件保密協議；
(3)應征入伍登記表；應征公民入伍批準書；兵役登記表；志愿兵轉業審批表；軍人轉業(復員)安置材料；退伍登記表、審批表；
(4)授予(晉升)軍(警)銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；
(5)入隊運動員審批表；技術職務聘任表；
(6)公務員登記表，參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表；公務員調任審批(備案)表，干部調動審批材料；
(7)解聘、辭退材料，離職證明、同意辭職的決定；責令辭職的決定、罷免材料；辭退公務員審批表；
(8)選調生登記表及審批表，選聘到村任職高校畢業生登記表、服務基礎人員登記表、志愿服務西部人員登記表；
(9)招工登記表(審批表)，新招合同制工人登記表，升級呈報表或審批表，以工代干人員轉干審批表；
(10)退(離)休審批表；
(11)調(流)動人員登記表；商調(錄用)人員審查表(有“同意調出’’或“同意調入”)；
(12)城鎮知識青年選留證明書，內容：有上山下鄉選留字樣，有蓋章；
(13)《大學生志愿服務西部計劃志愿服務協議書》；
(14)已批準的辭職申請書。
3、出國、出境材料
(1)因公出國(境)人員審批表、備案表；
(2)在國(境)外表現情況或鑒定等材料；
(3)外國永久居留證、港澳居民身份證的復印件。
4、參加會議的代表登記表等材料
(1)黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表；
(2)委員當選通知或證明材料，委員簡歷表；
(3)代表登記表。
(三)注意事項
1、登記表或簡歷表中有同意吸收(招收、錄用)、同意轉干、轉正定級、入伍，并蓋有承辦單位公章，放入第九類；
2、任免通知，歸入“參考材料袋”；若沒有任免審批表，此類材料放入第九類；
3、在高原、高寒和條件艱苦的邊防地區工作年限的說明或證明材料，歸入第九類；
4、曾經是“下鄉知青’’或“支邊知青’’的知識青年上山下鄉登記表(有組織審批意見，并蓋有審批單位的公章)，歸第九類。
(四)材料的排序
先采用二級分類法，然后再按時間排列。即先將工資、任免、出國出境、參加會議的代表登記表等性質相同的材料集中在一起，再按材料形成的時間順序從前往后依次排列。
材料的二級分類為：
1、工資待遇材料；
2、任免材料；
3、出國、出境材料；
4、參加會議的代表登記表等材料。
十、其他可供參考有保存價值的材料。
(一)定義和范圍
主要是指健康檢查和處理工傷事故工作中形成的材料；辦理喪事形成的材料；干部檔案審核、報送工作中產生的反映干部檔案情況的材料及其他可供組織參考的材料。
(二)常見材料
1、健康檢查：升學、畢業、錄用體檢表；
2、健康檢查記錄表；
3、應征入伍體檢表、普通高校招生考生體格檢查表、享受國家助學金和學費減免的信息表；
4、處理工傷事故工作中形成的材料：社�！豆J定決定書》、工傷致殘診斷書、確定致殘等級；
5、治喪材料：生平，非正常死亡調查報告及有關情況的遺書等材料；
6、審查婚育情況：結婚、離婚報告，婚育情況證明、結婚證復印件、只生一孩審批表、生育一孩情況登記表、出生醫學證明、離婚證復印件、離婚協議復印件；獨生子女登記表、審批表；再生育子女申請審批表；婚育證明；
7、戶籍相關：托管戶口協議書，戶籍證明；
8、人事關系調轉：工資介紹信；行政介紹信；
9、存檔相關：存檔證明；
10、工會相關：工會會員登記表、入會的申請書、會員入會證；
11、學校中形成的材料：國家助學金申請表；助學貸款還款承諾書、協議書；學生誠信檔案；高校畢業生就業通知書；畢業生就業協議書；(常稱“三方協議”、雙方協議)；
12、合同、協議相關：定向生、自費生、委培生或代培生的合同書及合同公證書；
13、勞動力登記表(有合同起止時間，職業介紹所蓋章)；信息產業部電子第十研究所職工保密工作責任書；
14、其他登記表：勞動力登記表、失業人員登記表、待業人員登記表；
15、其他：公證書；民事調解書，民事調解、民事判決書；義務兵發放裝備登記表；不下鄉或緩下鄉知識青年登記表、審批表以及有關的證明材料；社�；饻p少登記表；領取一次性安置費的申請；知識產權承諾書；
16、證明，內容形式為：“茲證明XX系X區幼兒園員工，特此證明”其他類似情況相同；
17、證明，內容為：茲有XXX家住XXX“5.12”地震房屋損壞，人員傷亡，特此證明，有當地人民政府蓋章——錄入目錄為“地震受災證明”；
18、軍官家屬隨軍審批報告表，內容有“符合隨軍條件，同意隨軍”；
19、“離婚調查函”：檔案內有離婚相關材料作為其附件放入第10類，不單獨錄目錄；如檔案內沒有離婚相關材料，歸入“參考材料袋”。
(三)注意事項
1、個人聲明——個人聲明(個人承諾)只有包括：缺少某份材料、應補全某材料內容的才裝袋(“參考材料袋”)，標題統一錄：個人聲明(缺材料)／個人承諾(缺材料)。其余個人聲明(個人承諾)材料均應歸第十類，包括但不限于計劃生育、檔案自帶等業務相關的聲明。標題統一錄：*****聲明／****承諾；
2、有協議條款、服務事項、甲乙方簽章的人員登記表視為合同，歸入第十類；
3、在審查婚育情況過程中，計劃生育相關材料統一在錄入時，錄一份材料，在目錄模板第十類選擇“生育一孩登記表及結婚證、戶口復印件”根據附件情況可修改名稱；
4、類似與團員證明，內容基本上為：茲證明我院外管系X級X班XX同學是團員。團費繳到X年X月X日。歸第十類，目錄錄入為“團員證明”；
5、本�？坪脱芯可厴I生就業通知書統一錄入為：“就業通知書”。
(四)材料的排序
按材料形成的時間先后順序從前往后排列。
十一、參考材料袋
(一)定義和范圍
參考材料袋中所裝材料不屬于歸檔范圍，但本人或檔案管理部門可能需要的材料。
(二)常見材料名稱
1、學籍類
(1)畢業生就業報到證；
(2)畢業生就業推薦表；
(3)總結(畢業總結、學年總結)；
(4)實習手冊；
(5)畢業實習考核冊(衛校、護理、醫院、教育類學生實習考核)；
(6)招生考生信息(報名)卡；
(7)試卷；
(8)畢業論文(正文、開題報告、任務書、作品、表決票)；
(9)學術論文(正文、作品、表決票)；
(10)工作總結；
(11)考生誠信承諾書；
(12)錄取(入學)通知書；
(13)設計方案、圖紙、論文、實習報告、畢業論文正文；
(14)各類榮譽證書、獎狀、獲獎證書原件及復印件；
(15)第四大類中形成的證書復印件：除學歷、學位復印件和職業(任職)資格證書復印件以外，其余證書均放入第十一類；
(16)暑期實踐報告、實習報告；
(17)準考證。
2、黨員類
(1)黨、團員公示情況登記表；
(2)思想匯報(正式黨員)；
(3)正式黨員黨支部會議紀要(會議記錄、群眾意見、表決票)；
(4)黨校結業證復印件(正式黨員)；
(5)團組織關系介紹信；
(6)無證明內容的調查提綱(函調提綱、函調信)；
(7)黨組織關系介紹信。
3、其他類
(1)新員工崗前培訓；
(2)思想總結(業務總結、個人總結、述職報告)一年以下；
(3)檔案轉遞通知單；
(4)檔案轉遞材料清單；
(5)分類紙、舊檔案袋、檔案殼(硬紙) ；
(6)職稱誠信協議書；
(7)空白材料；
(8)身份證、戶口本復印件、護照復印件；
(9)審查XXX同志檔案欠缺材料記錄；
(10)個人聲明(在我中心辦理存檔時需要補齊某手續或缺少某部分材料)；
(11)重復歸檔且需要經常借用的材料(在右上角寫上“重份”字樣)。
